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年度股东大会董事长不能出席,怎么办?

BY 贺永军 王之奇 中银律师事务所

新三板挂牌公司和上市公司每年均需召开年度股东大会,律师需前往见证,并出具年度股东大会见证法律意见书。若年度股东大会召开当日,董事长由于种种原因无法出席,该怎么办?年度股东大会能否正常召开?由谁来主持会议?

一、股东大会会议对出席人员、出席股东持股比例有无要求?

1. 法律规定

《公司法》第一百零三条规定:“ 股东出席股东大会会议,所持每一股份有一表决权。但是,公司持有的本公司股份没有表决权。股东大会作出决议,必须经出席会议的股东所持表决权过半数通过。但是,股东大会作出修改公司章程、增加或者减少注册资本的决议,以及公司合并、分立、解散或者变更公司形式的决议,必须经出席会议的股东所持表决权的三分之二以上通过。”

《公司法》第一百零六条规定:“ 股东可以委托代理人出席股东大会会议,代理人应当向公司提交股东授权委托书,并在授权范围内行使表决权。”

《上市公司股东大会规则》第二十六条规定:“公司召开股东大会,全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议,经理和其他高级管理人员应当列席会议。”

《上市公司章程指引》第六十六条规定:“股东大会召开时,本公司全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议,经理和其他高级管理人员应当列席会议。”

《上市公司章程指引》第六十九条规定:“在年度股东大会上,董事会、监事会应当就其过去一年的工作向股东大会作出报告。每名独立董事也应作出述职报告。”

《上市公司章程指引》第七十条规定:“董事、监事、高级管理人员在股东大会上就股东的质询和建议作出解释和说明。”

2. 公司章程及相关内部规定

一般情况下,公司章程及公司股东大会议事规则与前述法律规定大体一致,如有特殊规定,公司或见证律师需认真查阅公司的内部规定。

3. 相关案例

据法制网2018年7月24日发布的报道《董事违规不出席股东大会竟称“太忙”》,“中证投资者服务中心参加了100场股东大会,竟有75场股东会存在董事、监事缺席问题,仅四分之一公司董事监事全勤”。

笔者查询上市公司案例,很多公司的年度股东大会上参加现场和网络投票的股东合计所持股份不足半数,仅占公司总股份的40%、30%、20%等等。由此可见,股东大会会议对于出席股东的人数和所持股份的比例并无限制,在表决时,《公司法》的要求也是要以“出席会议的股东所持表决权”为基数,在这个基数上过半数通过或三分之二以上通过。

4. 结论

第一,公司召开股东大会,全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议,经理和其他高级管理人员应当列席会议。目前,上市公司部分董事缺席股东大会的现象较普遍,这是否会影响股东大会决议的效力?笔者认为值得商榷,目前还未发现因董事缺席而影响股东大会决议效力的相关案例。

第二,股东大会会议对于出席股东的人数和所持股份的比例并无限制。很多公司的年度股东大会上参加现场和网络投票的股东合计所持股份不足半数。

二、谁来主持股东大会?

1. 法律规定

《公司法》第一百零一条规定:“ 股东大会会议由董事会召集,董事长主持;董事长不能履行职务或者不履行职务的,由副董事长主持;副董事长不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上董事共同推举一名董事主持。董事会不能履行或者不履行召集股东大会会议职责的,监事会应当及时召集和主持;监事会不召集和主持的,连续九十日以上单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东可以自行召集和主持。”

《公司法》第一百零七条规定:“股东大会应当对所议事项的决定作成会议记录,主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名。会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存。”

《上市公司股东大会规则》第二十七条规定:“股东大会由董事长主持。董事长不能履行职务或不履行职务时,由副董事长主持;副董事长不能履行职务或者不履行职务时,由半数以上董事共同推举的一名董事主持。监事会自行召集的股东大会,由监事会主席主持。监事会主席不能履行职务或不履行职务时,由监事会副主席主持;监事会副主席不能履行职务或者不履行职务时,由半数以上监事共同推举的一名监事主持。股东自行召集的股东大会,由召集人推举代表主持。公司应当制定股东大会议事规则。召开股东大会时,会议主持人违反议事规则使股东大会无法继续进行的,经现场出席股东大会有表决权过半数的股东同意,股东大会可推举一人担任会议主持人,继续开会。”

《上市公司章程指引》第六十七条规定:“股东大会由董事长主持。董事长不能履行职务或不履行职务时,由副董事长(公司有两位或两位以上副董事长的,由半数以上董事共同推举的副董事长主持)主持,副董事长不能履行职务或者不履行职务时,由半数以上董事共同推举的一名董事主持。监事会自行召集的股东大会,由监事会主席主持。监事会主席不能履行职务或不履行职务时,由监事会副主席主持,监事会副主席不能履行职务或者不履行职务时,由半数以上监事共同推举的一名监事主持。股东自行召集的股东大会,由召集人推举代表主持。召开股东大会时,会议主持人违反议事规则使股东大会无法继续进行的,经现场出席股东大会有表决权过半数的股东同意,股东大会可推举一人担任会议主持人,继续开会。”

2. 公司章程及相关内部规定

一般情况下,公司章程及公司股东大会议事规则与前述法律规定大体一致,如有特殊规定,公司或见证律师需认真查阅公司的内部规定。

3. 相关案例

上市公司“巨人网络”于2019年5月18日披露公司2018年年度股东大会决议公告,公告中载明“经与会董事推举,会议由董事屈发兵先生主持”,“公司部分董事、监事、高级管理人员列席本次会议”。

上市公司“华夏幸福”于2019年5月22日披露公司2018年年度股东大会决议公告,公告中载明“董事长王文学先生和联席董事长吴向东先生因工作原因不能到会,公司半数以上董事推举董事赵鸿靖先生主持本次股东大会”,“公司在任董事9人,出席2人,公司董事长王文学先生、联席董事长吴向东先生、董事孟惊先生、孟森先生、王威先生、独立董事王京伟先生、张奇峰先生因工作原因未能出席”。

4. 结论

公司召开股东大会,如果董事长不能履行职务或者不履行职务,由副董事长主持;如果公司无副董事长或副董事长也不能履行职务或者不履行职务的,则需要半数以上董事共同推选一位董事,由其主持会议。此时,公司需要在会议现场以书面投票或举手表决等形式推选出主持会议的董事,并将整个过程记录到会议记录中,律师的见证法律意见书中也需要对此进行披露。

三、总结

基于前述法律分析,笔者得出如下结论:

(一)公司召开股东大会,全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议,经理和其他高级管理人员应当列席会议。目前,上市公司部分董事或董事长缺席股东大会的现象较普遍,这其实违反了《公司法》《上市公司股东大会规则》《上市公司章程指引》等相关法律法规的规定,但法律后果是什么?是否会因此影响股东大会决议的效力?目前还没有明确的规定,结论还有待商榷。

(二)股东大会会议对于出席股东的人数和所持股份的比例并无限制。很多公司的年度股东大会上参加现场和网络投票的股东合计所持股份不足半数。

(三)公司召开股东大会,如果董事长不能履行职务或者不履行职务,由副董事长主持;如果公司无副董事长或副董事长也不能履行职务或者不履行职务的,则需要半数以上董事共同推选一位董事,由其主持会议。此时,公司需要在会议现场以书面投票或举手表决等形式推选出主持会议的董事,并将整个过程记录到会议记录中,律师的见证法律意见书中也需要对此进行披露。

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